Pravidlá ochrany súkromia

Zásady zpracování osobních údajů v Nadačním fondu pro Ukrajinu

účinnost 1. března 2023

1. Chráníme Vaše osobní údaje

Nadační fond pro Ukrajinu, IČO 179 64 687, se sídlem U Přehrady 3204/61, Mšeno nad Nisou, 466 02 Jablonec nad Nisou, zapsaný v nadačním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, v oddíle N, vložce 410 (dále jen „Fond“) se zavazuje chránit poskytnuté osobní údaje v maximální možné míře a nakládat s nimi pouze v souladu s platnou legislativou. Ochrana osobních údajů je pro nás důležitá, proto jsme přijali tyto Zásady zpracování osobních údajů ve Fondu (dále jen „Zásady“).

Při zpracovávání osobních údajů se řídíme aktuálně platnou právní úpravou, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“), které nabylo účinnosti ke dni 25. května 2018, a dále zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění.

Níže naleznete informace o tom, proč, kdy, jak a jaké osobní údaje ve Fondu zpracováváme a jaká pravidla k ochraně osobních údajů ve Fondu dodržujeme. Naleznete zde také způsob, jak nás kontaktovat, pokud budete mít dotazy týkající se zpracování Vašich osobních údajů nebo jak například provést opravu osobních údajů.

Snažíme se, aby pro Vás naše Zásady byly srozumitelné a jasné. Pokud však bude potřeba cokoliv vysvětlit, níže najdete naše kontaktní údaje.

Doporučujeme Vám, abyste si informace uvedené v Zásadách pečlivě přečetli a průběžně sledovali jejich obsah, jelikož dokument může být aktualizován.

Můžete se na nás kdykoliv obrátit písemně s označením „Ochrana osobních údajů“ na adrese Nadační fond pro Ukrajinu, U Přehrady 3204/61, Mšeno nad Nisou, 466 02 Jablonec nad Nisou, e-mailem na adrese info@zbraneproukrajinu.cz nebo telefonicky.

1. Základní pojmy

Dovolte, abychom Vám vysvětlili některé základní pojmy, které se týkají ochrany osobních údajů. Věříme, že tak získáte lepší porozumění a pochopení, proč ve Fondu postupujeme při zpracování osobních údajů zvoleným postupem.

Osobní údaje	jsou jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;
Subjekt údajů	je fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají;
Správce údajů	je osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a za zpracování primárně odpovídá. Není-li v těchto zásadách, podmínkách konkrétní smlouvy či v souhlasu uvedeno jinak, platí, že správcem osobních údajů je Fond;
Zpracovatel údajů	je osoba, která zpracovává osobní údaje pro správce;
Zpracování	je jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, záznam, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

1. Kategorie subjektů údajů

Subjektem údajů může být zejména:

• dárce Fondu;
• příjemci nadačních příspěvků Fondu;
• kupující na e-shopu Fondu;
• jiný smluvní partner Fondu, jeho zaměstnanec či zástupce;
• osoby, v jejichž prospěch je uzavírána smlouva s Fondem.

1. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Dodržujeme zásadu minimalizace osobních údajů. Zpracováváme o Vás pouze osobní údaje, které nezbytně potřebujeme, a to na nezbytnou dobu podle jednotlivého účelu zpracování osobních údajů. Níže se dozvíte, jaké kategorie osobních údajů o Vás zpracováváme. Konkrétnější rozsah osobních údajů zpracovávaných pro jednotlivé účely je uveden v následující části „Proč zpracováváme Vaše osobní údaje?“.

Fond zpracovává následující kategorie osobních údajů:

Identifikační údaje:	základní identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, věk, adresa trvalého bydliště, rodné číslo, telefonní číslo), pokud podnikáte IČO, sídlo, DIČ;
Kontaktní údaje:	kontaktní adresa, telefonní číslo, fax, e-mail a jiné obdobné informace;
Ostatní údaje:	další údaje nezbytně nutné pro plnění smlouvy;
	foto a video záznamy, jsou-li pořizovány (například fotografie hmotných darů, fotografie dokládající užití nadačních příspěvků);
	další údaje zpracovávané na základě uděleného souhlasu;
	transakční údaje: číslo či jiná identifikace smlouvy, informace o předmětu smlouvy či plnění smlouvy, obchodní smluvní historie;
	údaje vyplývající z komunikace: údaje z používání našich webových stránek;
	bankovní spojení.

1. Proč zpracováváme Vaše osobní údaje?

Fond při vykonávání svého účelu, tedy přímé i nepřímé finanční a materiální pomoci Ukrajině, a to zejména, nikoliv však výlučně, prostřednictvím zřizování sbírek na pomoc Ukrajině, přímé koupě potřebných předmětů za účelem jejich zaslání na Ukrajinu na pomoc jejím občanům a orgánům veřejné správy, podpory jiných fondů či projektů zřízených za účelem pomoci Ukrajině či prostřednictvím prodeje reklamních produktů vyjadřujících podporu ukrajinskému lidu, to vše během trvání války na Ukrajině, ale i po jejím skončení při obnově poválečné Ukrajiny, zpracovává v rámci své činnosti Vaše osobní údaje, a to v případě, že jste příjemcem nadačního příspěvku, či žadatelem o nadační příspěvek, dárcem Fondu, nebo osobou, která nakupuje na e-shopu Fondu.

Povinnost zpracovávat údaje nám stanoví také řada právních předpisů. Mnohé údaje musíme například zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů Fondu. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, existenci oprávněného zájmu vždy pečlivě posuzujeme. V ostatních případech Vaše údaje zpracováváme pouze s Vaším souhlasem.

1. Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje uchováme pouze po nezbytnou dobu, kterou budeme potřebovat pro plnění účelů uvedených v těchto Zásadách, případně abychom dodrželi zákonem stanovené povinnosti.

Nejzazší dobou zpracování osobních údajů, kterou ve Fondu vůči Vám uplatňujeme, je 10 let ode dne, kdy došlo k ukončení právního vztahu mezi Vámi a Fondem. Povinnost uchovávat identifikační a transakční údaje nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty a další účetní a daňové předpisy. Vaše osobní údaje ale také archivujeme po dobu 10 let z důvodu našich oprávněných zájmů, zejména pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, a to s ohledem na zákonné promlčecí lhůty podle občanského zákoníku.

1. Jste povinni nám osobní údaje předávat?

Předání údajů, které nám předáváte se svým souhlasem, je dobrovolné. Předání některých výše uvedených údajů vyžadujeme, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro uzavření či splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů.

1. Souhlas se zpracováním osobních údajů

Požádáme-li Vás o Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, bude žádost o Váš souhlas, resp. souhlas, jež Vám poskytneme k prostudování a podpisu či jinému odsouhlasení, jasně formulován a poskytne Vám přiměřený základ pro rozhodování. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat, a to prostřednictvím kontaktů, jež jsou uvedeny v úvodu a závěru těchto zásad či jinou cestou, na kterou budete individuálně upozorněni.

Vaše osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k naplnění účelů popsaných v těchto Zásadách nebo účelů, o nichž jste byli informováni jiným způsobem. To znamená, že jakmile nám udělíte souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, budeme Vaše údaje uchovávat v souladu s Vaším souhlasem a/nebo až do doby, dokud svůj souhlas neodvoláte. I v případě odvolání Vašeho souhlasu však můžeme některé Vaše osobní údaje uchovávat po dobu nezbytnou ke splnění našich zákonných povinností a pro účely naší obhajoby v případných právních sporech. Vaše osobní údaje nebudeme sdílet se třetími stranami pro jejich marketingové účely, pokud jsme pro tyto účely neobdrželi Váš souhlas. V případě, že jste nám takový souhlas poskytli, ale později již nebudete chtít marketingové materiály od třetí strany dostávat, obraťte se prosím přímo na příslušnou třetí stranu.

1. Cookies

Cookies jsou malé datové soubory, díky kterým si navštívené webové stránky pamatují úkony a nastavení jednotlivých uživatelů, které na nich provedli, takže se tyto údaje nemusí zadávat opakovaně. Soubory cookies se ukládají do jednotlivých počítačů pomocí webového prohlížeče. Cookies nepředstavují nebezpečí, neslouží k získávání jakýchkoli osobních údajů, mají však význam pro ochranu soukromí. Cookies nepoužíváme pro zjištění totožnosti uživatelů webových stránek ani ke zneužití přihlašovacích údajů. Cookies používáme v souladu s Nařízením, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

Mezi soubory cookies používané Fondem patří nezbytné cookies. Nezbytné cookies jsou potřebné pro správné fungování webu po technické stránce. Web by bez nich nefungoval tak, jak má, a proto tuto kategorii nelze odmítnout. Souhlas pro jejich využívání tedy není vyžadován.

1. Zdroje osobních údajů a zpracování

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme ve Fondu obdrželi přímo od Vás, zejména v rámci osobního či telefonního kontaktu nebo e-mailem, a dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků. Vaše osobní údaje zásadně spravujeme v rámci Fondu.

Vaše osobní údaje předáváme dále zaměstnancům Fondů z důvodu zpracování Vašeho daru, dále z důvodu převedení daru na příjemce nadačního příspěvku, poskytnutí daru, či nákupu na e-shopu. Vaše osobní údaje dále mohou být předány externím účetním nebo externím advokátům vázaným povinností mlčenlivosti pro účely splnění našich zákonných povinností nebo v případě řešení sporů.

Údaje o dárci neposkytneme příjemci tohoto daru, resp. nadačního příspěvku, bez výslovného souhlasu dárce s předáním těchto informací. Vaše osobní údaje nebudou poskytnuty provozovatelům televizního vysílání či radiového rozhlasu, tisku a dalším provozovatelům sdělovacích prostředků za účelem propagace Fondu bez Vašeho výslovného souhlasu.

Dalšími možnými příjemci osobních údajů jsou zejména:

• finanční ústavy;
• správní orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy (např. Ministerstvo pro místní rozvoj aj.)
• poskytovatelé IT služeb, včetně cloudových uložišť;
• advokáti;
• auditoři;
• poskytovatelé tiskových a poštovních služeb, včetně kurýrů.

Nad rámec výše uvedeného osobní údaje předáváme mimo Fond pouze tehdy, pokud k tomu máme Váš souhlas nebo pokud to vyžaduje právní předpis. Některé orgány veřejné správy (např. finanční úřady) jsou oprávněny vyžádat si informace o Vás.

Vaše osobní údaje zpracováváme především automaticky, ale i manuálně, a mohou být uchovávány v papírové i v elektronické podobě. Při zpracování Vašich osobních údajů činíme veškerá nezbytná technická i organizační opatření zajišťující jejich ochranu.

1. Vaše práva spojená se zpracováním osobních údajů

V případě uplatnění Vašich práv k osobním údajům, jež zpracováváme, vyžadujeme Vaši identifikaci. Dovolujeme si Vás upozornit, že nebudeme-li schopni Vaši totožnost ověřit elektronicky nebo budeme-li mít důvodné pochybnosti o Vaší totožnosti, požádáme Vás o předložení dokladu totožnosti či jiné prokázání totožnosti. Pouze tak vyloučíme, že neposkytneme Vaše osobní údaje jiné osobě nebo nedojde k neoprávněné úpravě Vašich osobních údajů.

Právo na informace a přístup k osobním údajům

Ctíme zásadu transparentnosti zpracovávání osobních údajů. V souladu s touto zásadou Vám vždy poskytneme informace o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme. Vaše žádosti budeme vyřizovat v nejkratší možné době, maximálně v rozsahu jednoho měsíce. Ve složitějších případech jsme oprávněni lhůtu prodloužit až o dva měsíce.

Požádáte-li o informaci o zpracování svých osobních údajů, poskytneme Vám informaci o účelu zpracování osobních údajů, osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji, případně příjemci. Dále Vám bude sdělena plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby, a existence práva požadovat opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování a také právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Máte právo žádat od Fondu kopii zpracovávaných osobních údajů, nebudou-li tím nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Za další kopie na Vaši žádost můžeme účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže podáte žádost v elektronické formě, poskytneme Vám informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud nepožádáte o jiný způsob.

Právo na opravu

Při zpracovávání Vašich osobních údajů usilujeme o zajištění jejich přesnosti a aktuálnosti. Nepřesné či neúplné osobní údaje se budeme snažit vymazat nebo opravit. Zjistíte-li, že některé osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou chybné nebo neaktuální, můžete nás na to upozornit. Máte právo na to, aby Fond bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.

V některých případech opravu osobních údajů provést nemůžeme. Jedná se zejména o případy, kdy jsou Vaše chybné nebo neaktuální osobní údaje obsaženy na daňovém dokladu, který dle zákona archivujeme.

Veškeré opravy budou oznámeny také příjemcům, jimž byly osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Dalšímu zpracování Vašich osobních údajů, které je prováděno na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů, je možné kdykoli zamezit. Stačí odejmout souhlas s takovým zpracováním.

Právo na výmaz (právo „být zapomenut“)

Můžete rovněž využít svého práva „být zapomenut“. Máte právo na to, aby Fond bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se Vás týkají, a Fond má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
2. odvoláte souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
3. osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
4. osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky.

V takovém případě smažeme všechny Vaše osobní údaje, které zpracováváme. Výjimkou jsou případy, kdy zpracování probíhá ze zákonné povinnosti nebo z důvodu našeho oprávněného zájmu na výkonu a obhajobě právních nároků. Výmaz bude oznámen také případným příjemcům, jimž byly osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

Právo na omezení zpracování

Máte právo na to, aby Fond omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

1. popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Fond mohl přesnost osobních údajů ověřit;
2. zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
3. Fond již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
4. byla uplatněna námitka proti zpracování, a to do ověření, zda oprávněné zájmy Fondu převažují nad Vašimi důvody pro námitku.

Veškerá omezení budou oznámena také případným příjemcům, jimž byly osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste poskytl Fondu, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Fond bránil, a to v případě, že:

1. zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo jde o zpracování osobních údajů pro účely uzavření a plnění smlouvy; a současně
2. zpracování se provádí automatizovaně.

Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby osobní údaje byly předány ze strany Fondu přímo jinému správci, je-li to technicky proveditelné. Právem na přenositelnost osobních údajů nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí, vč. profilování

Fond neprovádí žádné automatizované zpracování osobních údajů. Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování (tj. jakékoliv formě automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k Vaší osobě), které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká. Toto právo se nepoužije, pokud je automatizované rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy nebo je založeno na Vašem výslovném souhlasu; v těchto případech však máte právo na lidský zásah do automatizovaného rozhodnutí, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout automatizované rozhodnutí.

Právo vznést námitku

Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pro tento marketing. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

Pokud se osobní údaje zpracovávají na základě oprávněných zájmů Fondu, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pro tyto oprávněné zájmy. Tuto námitku je nutné z Vaší strany odůvodnit, abychom ji byli schopni náležitě posoudit. Vaše námitky a důvody k ní vedoucí budou následně posouzeny a porovnány s oprávněnými zájmy Fondu. Pokud Vaše důvody převáží nad oprávněnými zájmy Fondu, zpracování Vašich osobních údajů bude omezeno nebo budou Vaše osobní údaje vymazány.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost proti zpracování svých osobních údajů u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

V případě jakýchkoli nejasností či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů a pro uplatnění jakéhokoliv z výše uvedených práv se na nás můžete kdykoliv obrátit písemně na adrese Nadační fond pro Ukrajinu, U Přehrady 3204/61, Mšeno nad Nisou, 466 02 Jablonec nad Nisou, e-mailem na adrese info@zbraneproukrajinu.cz nebo telefonicky.